업무 일지는 직장이라면 대부분 작성하고 있잖아요? 업무 일지를 작성한다는 것은 곧 퇴근 시간이 다와 간다는 좋은 일이긴 하지만, 오늘 회사에서 어떤 이슈와 업무 그리고 문제점 등을 작성한다는 것이 쉬운일은 아닙니다.
이러한 업무 일지는 회사에서는 왜 쓰는 걸 가요하는 걸까요? 이번 포스팅에서는 업무 일지를 작성하는 이유와 어떠한 이점이 있는지 알아보겠습니다.
목차
일일 업무 일지 작성 이유
직장인이라면 당연히 써야하는데 이유가 어딨을까라는 또 의문이 있을 수 있지만, 중소기업이나 여러 기업에서 업무 특성상 업무 일지를 안쓰는 회사도 많을 것입니다. 업무 일지를 작성하는 이유에 대해 아래와 같이 정리해봤습니다.
작업 추적
일일 업무 일지를 통해 자신이 수행한 작업을 기록하면, 어떤 작업을 얼마나 했는지를 추적할 수 있습니다. 이를 통해 업무 진행 상황을 파악하고, 작업 중 요구된 시간과 자원을 더 효율적으로 관리할 수 있습니다.
우선순위 설정
일일 업무 일지를 작성하면, 그날의 우선순위 작업을 명확하게 구분해 계획을 세울 수 있습니다. 때문에 중요한 작업에 집중하고, 까먹지 말아야할 업무까지 놓치지 않도록 도움을 줄 수 게됩니다.
문제 해결과 학습
업무 하다가 문제 발생 되면 예전에도 같은 문제로 인해 해결책을 찾아 해결했었는데 어떻게 해결했는지를 업무 일지에 기록 했다면 동일한 문제에 대해 쉽게 찾아 개선할 수 있습니다. 또한, 자신의 작업 방법과 스킬을 향상시키기 위한 학습 기회로 활용할 수 있습니다.
효율성 향상
일일 업무 일지를 작성하면 업무 패턴과 습관을 파악할 수 있어, 개선할 부분을 식별하고 작업 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
의사소통과 협력
일일 업무 일지는 팀 내에서 작업 진행 상황을 공유하고 협력을 촉진하는 데 도움을 줍니다. 팀원들과 업무에 대한 정보를 주고받을 수 있으며, 업무 간의 중복을 방지하고, 문제점을 빠르게 찾고 해결해 나갈 수 있습니다.
업무 기록
중요한 업무와 결정 사항을 기록해 두면, 나중에 이를 검토하거나 증명할 수 있습니다. 또한, 업무 일지는 보고서나 프로젝트 관리에 유용한 자료로 활용될 수 있습니다. 이를 테면 사업계획서 또는 주간, 월간 년간 통계 보고서를 업무 일지를 활용해 작성할 수 있습니다.
업무 일지 작성법
업무 일지를 작성하는 요령은 직장인 마다 다르겠지만, 보편적으로 업무 일지를 작성하는 방법에대해 아래와 같이 정리해 봤습니다.
일일 업무 작성 시간 선택
업무 일지 작성을 언제 할 것인지를 선택합니다. 대부분은 업무 종료 2시간 전 하루 일과를 생각하며, 그날의 업무 일지를 정리하는 것이 일반적입니다.
목표 설정
그날의 목표와 우선순위 작업을 명확하게 정의합니다. 무엇을 이루고자 하는지를 명확히 이해하고 업무 일지에 반영합니다.
세부사항 기록
그날 수행한 작업, 회의 내용, 결정 사항, 중요 이슈, 일정 변경 등과 같은 세부사항을 기록해 두는 것입니다. 작업 내용을 충분히 자세히 기술하여 나중에 내용을 파악할 수 있도록 합니다.
시간 관리
각 작업에 소요된 시간을 기록하거나 추정합니다. 이를 통해 시간을 효과적으로 관리하고 미래 일정을 계획하는 데 도움이 됩니다.
문제와 해결책 기록
발생한 문제나 어려움, 그리고 해당 문제를 해결한 방법을 기록합니다. 나중에 업무 중 동일한 문제로 인해 효율적인 업무 처리하는 데 큰 도움이 됩니다.
개선사항 확인
그날의 업무 일지를 확인하며 개선할 부분을 식별합니다. 업무 습관, 우선순위 관리, 시간 분배 등을 향상시킬 수 있는 방법을 고민합니다.
정리와 요약
작성한 업무 일지를 정리하고, 그날의 성과와 결론을 요약합니다. 미래 일지 작성을 위해 중요한 정보나 계획된 업무를 다음 날로 넘겨 작성합니다.
공유 및 의사소통
팀원과 관련된 정보를 공유하고 의사소통에 도움을 주는 내용을 일지에 포함시킬 수 있습니다.
일지 보관 및 검토
작성한 일지를 안전하게 보관하고, 주기적으로 업무 진행 상황을 검토하며 개선점을 찾습니다.
업무 일지 샘플 양식 다운로드
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마치며
정리하자면 종합적으로, 일일 업무 일지는 개인과 조직의 업무 효율성을 높이고, 업무 관리와 성과 측정을 지원하는 중요한 도구라고 생각합니다. 노동자 입장에서 업무 일지를 안 쓰면 더 일이 줄어들 수 있다고 생각할 수도 있습니다.
하지만 업무 일지를 안쓰게 되면 지금 당장은 좋을 수 있으나 나중에 내가 하는 업무에 대한 전문성과 업무 효율에 있어 업무 일지는 꼭 필요하다고 생각합니다.
직장인 업무에 도움되는 팁